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¿QUÉ ES COMBINAR CORRESPONDENCIA EN WORD?

Combinar correspondencia en word te puede ahorrar muchas horas de trabajo.En nuestro curso de Ofimática vemos la herramienta al completo y la explicamos paso a paso.

La acción de combinar correspondencia, consiste en mezclar una carta que tenemos hecha con una tabla que contiene todas las personas a las que se las queremos enviar, de esta forma, la carta queda más personalizada, que si la hacemos general y no nos referimos a nadie en especial.

El resultado pueden ser cartas o un mail si tenemos el Outlook instalado y configurado con una cuenta de correo en el pc.

Otra modalidad de la correspondencia es, la obtención de etiquetas para pegarlas en los sobres y no tener que escribir a mano a quien va cada uno de los sobres.

La tercera opción, seria generar sobres impresos con los datos de los destinatarios (también de los remitentes), lo cual queda mucho mejor que si usamos etiquetas postales.

Hay que advertir que tanto las etiquetas y los sobres corren el riesgo de despegarse y atrancar la impresora. En el caso de impresoras que tengan un uso muy grande, se recomienda la bandeja exterior, ya que así el papel esta frio (y sobre todo el pegamento) y corre menos riesgo de atascarse.

1. CARTAS | Crear la carta de manera masiva o enviar un mailing

Cuando hablamos de cartas en combinar correspondencia en word tenemos que partir de la base que necesitamos 2 o 3 programas según lo que vayamos a crear.

Programas necesarios

Word: porque es donde vamos a redactar la carta o el email tipo (plantilla). Podemos hacer dos cosas. Imprimir esa carta o enviarla por email. Si decidimos mandarla por email tenemos que tener en cuenta que nuestra carta se verá en la pantalla del destinatario de manera responsive, es decir, se adapta a la pantalla y por eso el contenido puede verse alterado levemente. Esa es una de las razones por las que la gente usa programas como Mailchimp, SendinBlue
– Excel o cualquier BBDD: porque es donde tenemos almacenados los datos de los cliente, es decir los destinatarios de nuestra carta o email. Es lo más importante y a la vez lo mas dificil de conseguir. Todos queremos tener bases de datos con futuros clientes
– Outlook: porque necesitamos un programa que gestione el envio de correos electrónicos

Pasos para crear una carta

Ya sabemos los programas que necesitamos. Ahora vamos a ver los pasos:

A. Crear una lista en excel con los destinatarios como esta y cerrarla:
combinar correspondencia
B. Una vez tengamos la lista cerrada, nos vamos a Word y escribimos la carta solo con el texto común. Es decir, el que le vayamos a mandar a todos por igual.

C. Cuando tengamos escrito el texto común tenemos que comenzar la combinacion de correspondencia. Nos vamos al menú con ese mismo nombre y pinchamos en INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. Y elegimos CARTAS.

Combinar correspondencia en word tablas sobres etiquetas

D. Seleccionar destinatarios, usar una lista existente y elegir el listado de excel que anteriormente guardamos. Importante que estuviera cerrada, de lo contrario no funcionara.

E. Editar destinatarios. Solo si hay contenido duplicado o queremos eliminar a alguien de la lista. Es recomendable filtrar en el programa de origen (Excel), es mas fácil e intuitivo.

F. Insertar campor combinados. es decir, nos colocamos donde queramos insertar los campos de las columnas que tenemos en excel (Nombre, apellido…) e insertamos los campos tantas veces como lo necesitemos.

G. Vista previa de resultados. Para ver como queda nuestra lista.

H. Por último finalizar y combinar. En este apartado podemos imprimir o enviar por email. Si queremos esta última opción lo primero que necesitamos estener abierto Outlook. Despues Introduciremos un asunto y un destinatario (tenemos que usar un campo combinado de nuestro excel o base de datos).

Una vez que aceptemos se enviaran automáticamente todos los emails personalizados.

 

2. ETIQUETAS | Crear etiquetas de manera masiva

Las etiquetas de combinar correspondencia en word se usan sobre todo para pegarlas en un sobre junto con la documentación del receptor del mismo. Tambien se pueden usar para muchas mas prácticas tales como tarjetas de visita, postales, precios etc…

¿Qué etiquetas comprar?

Dentro del mundo de las etiquetas de Word podemos encontrar decenas de marcas y modelos compatibles con este programa. Cualquier marca si es compatible es buena. Siempre hay que asegurarse de que sean compatibles. Yo tengo un amigo… que compró unas “compatibles” y las tuvo que tirar a la basura. Asi que comprar marcas reconocibles como APLI  . En cualquier oficina hay etiquetas Apli, os lo puedo asegurar.

combinar correspondencia en word etiquetas

¿Etiquetas o sobres?

Yo particularmente prefiero las etiquetas, dan mucho mas juego que los sobres. Si quereis una entrada donde contemos todos los entresijos de los sobres podeis escribirnos!

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