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En este post hablaremos de la función que tiene combinar datos en Indesign, cuando nos resulta útil utilizarlo y como podemos lograr esta función. Este proceso es similar al que viene incluido en programas como word

¿Qué es combinar datos en Indesign?

La combinación de datos significa poder incorporar fuentes de datos externas a un programa (por ejemplo, datos de clientes). Aprender Indesign nos aporta un extra importante a nivel creativo y laboral y con técnicas como esta podemos ahorrar mucho trabajo y ser productivos.

combinar datos indesign, que es

Esto nos permite crear documentos genéricos con gran cantidad de datos de manera cómoda y eficiente sin tener que realizar este proceso repetitivo a mano.

Un ejemplo de combinar datos sería una carta circular en la que tendríamos por un lado el documento “carta” y por otro el email y nombre de cada cliente…

Por tanto, queremos usar el email y nombre de usuario para poder crear la circular personalizada para cada cliente.

¿Cuando es útil?

La utilidad de la combinación de datos es útil en múltiples situaciones en las tengamos que enviar o crear información similar para cada destinatario final.

Creación de fichas de empleados

Por un lado, tendríamos los datos de cada empleado y por otro el diseño base de la ficha, en la que conectaríamos cada parte del diseño con la fuente (¡¡imagina el trabajo que ahorras si tienes 500 empleados!!)

Creación de fichas de productos

Supongamos que nos pasan los datos de producto de una tienda con 1500 productos y cada ficha mostrara datos como el nombre del producto, precio y la correspondiente foto y precio.

Indesign es el programa ideal no solo para crear catálogos de productos si no para automatizar la creación de los mismos.

Creación documentos personalizados

Un ejemplo típico sería una felicitación personalizada, tomando por un lado el diseño de la felicitación y por otro los datos del destinatario final (nombre, apellidos etc.…)

Como usar la combinación de datos en Indesign

Para poder usar la función de combinar datos en Indesign, necesitamos tres partes:

Archivo fuente (contiene la información)

El archivo fuente debe estar en formato csv, si nunca has utilizado un archivo csv puedes ver en este post más información.

Básicamente un archivo csv es un archivo parecido a Excel en el que no disponemos de formato y los campos (o columnas) están separados por un carácter (habitualmente una coma).

Estos archivos permiten que programas que no son capaces de leer archivos de Excel (como MailChimp) puedan acceder a dicha información.

En nuestro ejemplo estamos haciendo un book de fotos y cada foto llevará el nombre, el autor, la propia fotografía, así como una pequeña descripción de la misma.

Pasos para generar el archivo CSV para Indesign

  • Crear los campos y nombrarlos (columnas)
  • El nombre de la columna que contendrá la imagen deberá ir precedido por el símbolo arroba “@”.
  • La ruta de cada imagen se escribirá de la siguiente forma:
    “/nombredelaimagen.extension” Ejemplo: /paisaje.jpg
    preparar archivo csv excel
  • Es recomendable guardar todo en una carpeta (las fotos, el archivo csv y todos los recursos que vayamos a utilizar
  • Guardamos la primera vez el archivo de datos en formato Excel
  • Guardamos una segunda vez, pero esta vez usaremos el formato (texto separado por tabuladores)
    guardar como texto con tabuladores

Ahora ya tenemos nuestro archivo de datos en formato CSV

archivo csv preparado

Crear el diseño

Para nuestro ejemplo abriremos un nuevo documento A4 en Indesign, lo guardaremos como “plantilla-diseño-fotos” en la misma carpeta que el resto de recursos.

A continuación, crearemos 3 tres cajas de texto y una de imagen (es decir una por cada columna que contiene información en el archivo de Excel).

preparar diseño para combinacion de datos en Indesign

Con esto tenemos la plantilla básica con las cajas necesarias que contendrán la información creada previamente.

Conectar con datos con el diseño

Para poder realizar la conexión con el archivo csv creado previamente activaremos la utilidad “combinación de datos” mediante Menú Ventana / Utilidades / Combinar datos.

ventana combinar datos Indesign

A continuación, localizaremos el archivo origen de datos y si todo va bien deberíamos ver la siguiente pantalla que reconoce cada tipo de dato que podemos utilizar.

elegir archivo de datos csv

Ahora solo tenemos que marcar la caja y a continuación hacer click en el dato correspondiente de la ventana de combinación de datos, repetiremos este proceso hasta que estén todas las cajas conectadas como vemos en la siguiente pantalla. Podemos incluso previsualizar para ver que todo funciona correctamente.

conectar cajas con datos indesign

Ahora podríamos dar formato a los textos antes de hacer la combinación de datos, aunque no es objeto de este post centrarnos en el formato de texto en Indesign.

Por último, procederemos a crear la combinación de datos, haciendo click en el icono del menú superior “crear documento combinado”.

crear documento combinado

En la ventana de opciones de “documento combinado”, especificaremos que queremos usar todos los registros (todos los datos del archivo csv) y que usaremos la opción de 1 registro por página (de esta manera cada vez que termine la lectura de una fila completa: id, autor, foto y descripción) creará la siguiente página.

opciones ventana combinacion de datos

Por último, pulsamos OK, Indesign procederá a crear un segundo documento con una página por registro. Si todo ha salido bien podemos mediante la pestaña páginas comprobar que tenemos todos los registros creados.

proceso final con todas las paginas

Como veis es un proceso que nos ahorra mucho trabajo en procesos como la creación de catálogos de producto, portafolios o similares.

Esperamos que este post os haya resultado útil, para cualquier pregunta podéis utilizar el formulario lateral.

¡¡Buen día a todos!!

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